Hạch toán tiền đặt cọc theo Thông tư 99 và Thông tư 133

Học kế toán ở thanh hóa

Trong quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng, tiền đặt cọc là công cụ quan trọng nhằm bảo đảm nghĩa vụ giữa các bên, hạn chế rủi ro phát sinh. Tuy nhiên, nếu không nắm rõ nguyên tắc kế toán, doanh nghiệp rất dễ ghi nhận sai tài khoản, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và nghĩa vụ thuế.

Bài viết dưới đây sẽ hệ thống lại cách hạch toán tiền đặt cọc theo Thông tư 99 và Thông tư 133, đồng thời làm rõ quy định về hóa đơn, phân biệt tiền đặt cọc với tiền trả trước và những lưu ý quan trọng khi thực hiện giao dịch.

Cách hạch toán tiền đặt cọc theo Thông tư 99 và Thông tư 133

Việc hạch toán được thực hiện khác nhau tùy theo doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC hay Thông tư 133/2016/TT-BTC.

1.1. Đối với bên đặt cọc

(1) Khi phát sinh khoản đặt cọc

Theo Thông tư 99:
Nợ TK 244 – Ký quỹ, ký cược
Theo Thông tư 133:
Nợ TK 1386 – Phải thu về ký quỹ, ký cược
Có TK 111, 112 – Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng

(2) Khi nhận lại tiền đặt cọc

Nợ TK 111, 112
Có TK 244 (TT99)
Có TK 1386 (TT133)

(3) Khi mất tiền đặt cọc do vi phạm hợp đồng

Nợ TK 811 – Chi phí khác
Có TK 244 (TT99)
Có TK 1386 (TT133)

(4) Khi tiền đặt cọc được bù trừ vào nghĩa vụ thanh toán

Nợ TK 331 – Phải trả người bán
Có TK 244 (TT99)
Có TK 1386 (TT133)

1.2. Đối với bên nhận đặt cọc

(1) Khi nhận tiền đặt cọc

Nợ TK 111, 112
Có TK 344 – Nhận ký quỹ, ký cược (TT99)
Có TK 3386 – Nhận ký quỹ, ký cược (TT133)

(2) Khi hoàn trả tiền đặt cọc

Nợ TK 344 (TT99)
Nợ TK 3386 (TT133)
Có TK 111, 112

(3) Khi được giữ tiền đặt cọc do bên kia vi phạm

Nợ TK 344 (TT99)
Nợ TK 3386 (TT133)
Có TK 711 – Thu nhập khác

Nhận tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn không?

Theo hướng dẫn tại Công văn 75543/CT-TTHT (20/11/2017) của Cục Thuế TP. Hà Nội:

Chỉ để đảm bảo thực hiện hợp đồng → Không phải lập hóa đơn GTGT tại thời điểm nhận tiền.
Thu theo tiến độ thanh toán hợp đồng → Phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền.

Ngoài ra, Công văn 609/CTBGI-TTHT (23/01/2024) của Cục Thuế Bắc Giang cũng khẳng định:
Việc xuất hóa đơn phụ thuộc vào bản chất khoản tiền và tiến độ thực hiện hợp đồng.

Thời điểm lập hóa đơn được thực hiện theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

👉 Kết luận: Doanh nghiệp cần căn cứ mục đích thu tiền và điều khoản hợp đồng để xác định nghĩa vụ xuất hóa đơn.

Học kế toán ở thanh hóa Trong quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng, tiền đặt cọc là công cụ quan trọng nhằm bảo đảm nghĩa vụ giữa — Học kế toán ở thanh hóa

Không xác định rõ là tiền đặt cọc hay tiền trả trước thì xử lý thế nào?

Theo Điều 37 của Nghị định 21/2021/NĐ-CP:

Nếu các bên không xác định rõ khoản tiền giao là đặt cọc hay trả trước, thì mặc nhiên được xem là tiền trả trước.

Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến cách hạch toán và xử lý khi có vi phạm hợp đồng. Vì vậy, doanh nghiệp cần ghi rõ bản chất khoản tiền trong hợp đồng để tránh tranh chấp.

Lưu ý quan trọng khi thực hiện đặt cọc

Đặc biệt trong giao dịch bất động sản hoặc hợp đồng giá trị lớn, cần chú ý:

1️⃣ Kiểm tra tình trạng pháp lý tài sản

Đảm bảo tài sản không tranh chấp, không bị kê biên hoặc thế chấp.

2️⃣ Lập hợp đồng đặt cọc bằng văn bản

Ghi rõ số tiền, thời hạn, nghĩa vụ và phương án xử lý vi phạm.

3️⃣ Thỏa thuận mức đặt cọc hợp lý

Thông thường nên dưới 30% giá trị hợp đồng để giảm rủi ro tài chính.

4️⃣ Cân nhắc công chứng/chứng thực

Không bắt buộc nhưng giúp tăng tính pháp lý.

5️⃣ Quy định rõ chế tài vi phạm

Tránh cách hiểu khác nhau khi phát sinh tranh chấp.

Kết luận

Kế toán cần phân biệt rõ giữa tiền đặt cọc và tiền trả trước, lựa chọn đúng tài khoản ghi nhận, đồng thời kiểm soát chặt chẽ hồ sơ hợp đồng, chứng từ liên quan.

Quản lý tốt khoản đặt cọc chính là một bước quan trọng trong kiểm soát rủi ro tài chính và nâng cao tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.