Hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên: Quy định, điều kiện và cách thực hiện chi tiết

Học kế toán thực hành tại thanh hóa

Sau thời gian dài làm việc, nhiều doanh nghiệp thường tổ chức các chương trình du lịch, nghỉ mát hoặc team building nhằm giúp nhân viên thư giãn, tái tạo năng lượng và tăng cường tinh thần đoàn kết trong tập thể. Tuy nhiên, dưới góc độ kế toán và thuế, không ít doanh nghiệp băn khoăn liệu chi phí nghỉ mát cho nhân viên có được tính vào chi phí hợp lý hay không, có phải chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hay được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) hay không.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết quy định về chi phí nghỉ mát, cách hạch toán chi phí du lịch cho nhân viên cũng như những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp thực hiện đúng quy định hiện hành.

I. Chi phí nghỉ mát, team building là gì?

Chi phí nghỉ mát hoặc chi phí team building là toàn bộ khoản chi phục vụ cho việc tổ chức các chương trình du lịch, nghỉ dưỡng hoặc hoạt động gắn kết nội bộ của doanh nghiệp. Các khoản chi này có thể bao gồm:

Chi phí xây dựng và triển khai kịch bản chương trình;
Chi phí thuê đơn vị tổ chức sự kiện;
Chi phí đạo cụ trò chơi;
Chi phí quà tặng;
Chi phí ăn uống, lưu trú, di chuyển;
Các chi phí liên quan khác phục vụ hoạt động nghỉ mát hoặc team building.

Theo quy định tại Khoản 4 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC, các khoản chi nghỉ mát cho người lao động được xác định là khoản chi có tính chất phúc lợi.

Do đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể ghi nhận đây là khoản chi phúc lợi dành cho người lao động nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định của pháp luật.

II. Chi phí nghỉ mát có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN?

Điều kiện để được tính là chi phí hợp lý

Khoản chi nghỉ mát, du lịch hoặc team building cho nhân viên được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

Không vượt quá mức khống chế theo quy định

Tổng các khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động trong năm, bao gồm chi nghỉ mát, hiếu hỷ, hỗ trợ khó khăn… không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.

Công thức xác định:

Một tháng lương bình quân thực tế = Quỹ tiền lương thực hiện trong năm ÷ Số tháng trong năm

Trong đó, quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế doanh nghiệp đã chi trả cho người lao động đến thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế.

Có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ

Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ các hồ sơ liên quan như:

Quyết định tổ chức nghỉ mát hoặc team building;
Quyết định phê duyệt kinh phí;
Hợp đồng với công ty du lịch hoặc đơn vị tổ chức;
Danh sách nhân viên tham gia;
Hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp pháp;
Chứng từ chuyển khoản đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.

Khi đáp ứng đủ các điều kiện trên, doanh nghiệp được ghi nhận khoản chi nghỉ mát vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Chi phí nghỉ mát cho nhân viên có phải tính thuế TNCN không?

Đây là một trong những vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm.

Theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC:

4.1 Trường hợp không tính thuế TNCN

Nếu doanh nghiệp tổ chức chương trình nghỉ mát hoặc team building cho tập thể người lao động và chi phí được thanh toán chung cho toàn bộ đoàn thì khoản chi này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

4.2 Trường hợp phải tính thuế TNCN

Nếu khoản chi được xác định cụ thể cho từng cá nhân hưởng lợi và thể hiện rõ tên người được nhận thì giá trị được hưởng sẽ phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Vì vậy, để tối ưu chi phí và hạn chế phát sinh nghĩa vụ thuế cho người lao động, doanh nghiệp thường lựa chọn hình thức tổ chức tập thể thay vì chi trả riêng cho từng cá nhân.

Chi phí nghỉ mát có được khấu trừ thuế GTGT không?

Doanh nghiệp vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của các khoản chi nghỉ mát, du lịch hoặc team building nếu đáp ứng các điều kiện sau:

Khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN;
Có đầy đủ hóa đơn GTGT hợp lệ;
Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên;
Hồ sơ tổ chức chương trình đầy đủ theo quy định.

Học kế toán thực hành tại thanh hóa Sau thời gian dài làm việc, nhiều doanh nghiệp thường tổ chức các chương trình du lịch, nghỉ — Học kế toán thực hành tại thanh hóa

Các khoản chi thường phát sinh trong chương trình nghỉ mát, team building

Thông thường, chi phí nghỉ mát cho nhân viên sẽ bao gồm:

Chi phí vận chuyển;
Chi phí khách sạn, lưu trú;
Chi phí ăn uống;
Chi phí vé tham quan;
Chi phí tổ chức sự kiện;
Chi phí thuê MC, âm thanh, ánh sáng;
Chi phí đạo cụ trò chơi;
Chi phí quà tặng;
Các chi phí liên quan khác.

Cách hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, doanh nghiệp có thể hạch toán chi phí nghỉ mát từ quỹ phúc lợi hoặc từ chi phí quản lý doanh nghiệp tùy từng trường hợp.

Trường hợp 1: Doanh nghiệp hỗ trợ tiền để nhân viên tự đi nghỉ mát

Hồ sơ cần chuẩn bị

Hợp đồng lao động;
Thỏa ước lao động tập thể (nếu có);
Quy chế tài chính của doanh nghiệp;
Quyết định chi nghỉ mát;
Danh sách nhân viên được hưởng;
Bảng ký nhận tiền hoặc chứng từ ngân hàng.

Hạch toán

Nợ TK 642 hoặc TK 353

Nợ TK 1331

Có TK 111, 112 hoặc 331

Có TK 3335 (nếu phát sinh thuế TNCN phải khấu trừ)

Trường hợp 2: Doanh nghiệp tổ chức nghỉ mát theo đoàn

Hồ sơ cần chuẩn bị

Quyết định tổ chức nghỉ mát;
Danh sách nhân viên tham gia;
Hợp đồng với đơn vị du lịch;
Hóa đơn khách sạn, vé máy bay, phương tiện vận chuyển;
Chứng từ thanh toán liên quan.

Lưu ý đối với hóa đơn

Các hóa đơn phải:

Hợp pháp, hợp lệ;
Thể hiện đúng đơn vị cung cấp dịch vụ;
Có thời gian phù hợp với chương trình nghỉ mát;
Thanh toán qua ngân hàng đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.

Hạch toán

Nợ TK 642 hoặc TK 353

Nợ TK 1331

Có TK 111, 112 hoặc 331

Kết luận

Chi phí nghỉ mát, du lịch hoặc team building cho nhân viên là khoản chi phúc lợi phổ biến tại nhiều doanh nghiệp hiện nay. Nếu được tổ chức đúng quy định, có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ và không vượt quá mức khống chế theo quy định, doanh nghiệp hoàn toàn có thể đưa khoản chi này vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, đồng thời được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Việc nắm rõ quy định và thực hiện hạch toán đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp vừa chăm lo tốt cho người lao động, vừa tối ưu chi phí và hạn chế rủi ro về thuế.