Hướng Dẫn Hạch Toán Hàng Về Trước Hóa Đơn Về Sau Mới Nhất

Học kế toán thuế ở Thanh Hóa

Hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau là tình huống phát sinh rất phổ biến trong công tác kế toán.

Trường hợp này xảy ra khi hàng hóa đã thực tế về kho và có phiếu nhập kho, nhưng hóa đơn GTGT từ nhà cung cấp vẫn chưa về tới.

Nếu không xử lý chuẩn xác, số liệu tồn kho và công nợ rất dễ bị sai lệch, gây ảnh hưởng trực tiếp đến Báo cáo tài chính cũng như chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn quy trình chứng từ, phương pháp hạch toán tạm tính và cách điều chỉnh chính xác nhất.

Học kế toán thuế ở Thanh Hóa Hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau là tình huống phát sinh rất phổ biến trong công tác kế toán. — Học kế toán thuế ở Thanh Hóa

Hồ Sơ, Chứng Từ Cần Thiết Khi Hàng Về Trước Hóa Đơn Về Sau

Để việc hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau hợp lệ và không bị cơ quan Thuế xuất toán chi phí, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ làm căn cứ chứng minh giao dịch có thật:

Hợp đồng kinh tế / Đơn đặt hàng: Trong hợp đồng cần thể hiện rõ điều khoản về thời điểm giao hàng, thời gian bên bán phải giao hóa đơn và phương thức thanh toán.
Chứng từ vận chuyển: Phiếu xuất kho kiêm lệnh vận chuyển/điều động của bên bán.
Chứng từ nhập kho: Biên bản kiểm kê giao nhận hàng hóa, Phiếu nhập kho (có đầy đủ chữ ký của thủ kho, bên giao và kế toán).
Chứng từ thanh toán (nếu có): Ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ hoặc phiếu chi.

Lưu ý về rủi ro Thuế:

Bên mua: Nếu bộ chứng từ hợp lệ, đầy đủ, bên mua được ghi nhận chi phí tạm tính bình thường và không bị xử phạt.
Bên bán: Có nguy cơ bị phạt về hành vi lập hóa đơn sai thời điểm (theo Quy định về hóa đơn, chứng từ), do thời điểm xuất hóa đơn bắt buộc là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng hàng hóa cho người mua.

Cách Hạch Toán Hàng Về Trước Hóa Đơn Về Sau Chuẩn Kế Toán

Nguyên tắc chung: Khi hàng về chưa có hóa đơn, kế toán tiến hành ghi nhận hàng hóa và công nợ theo giá tạm tính (chưa bao gồm thuế GTGT). Khi hóa đơn về, kế toán tiến hành kê khai thuế GTGT và thực hiện điều chỉnh chênh lệch giá (nếu có).

Phân đoạn 1: Khi hàng về nhập kho (Hạch toán theo giá tạm tính)

Căn cứ vào Phiếu nhập kho và Hợp đồng, kế toán ghi sổ theo giá chưa thuế tạm tính:

Nợ TK 152, 153, 156: Số lượng nhập Giá tạm tính
Có TK 111, 112, 331: Số lượng nhập Giá tạm tính

Lưu ý: Tuyệt đối chưa ghi nhận thuế GTGT vào TK 133 ở giai đoạn này do chưa có hóa đơn hợp lệ.

Phân đoạn 2: Khi nhận được hóa đơn GTGT chính thức

Khi nhận được hóa đơn, kế toán kê khai thuế GTGT đầu vào và so sánh giá thực tế trên hóa đơn với giá tạm tính ban đầu để xử lý theo 3 trường hợp:

Trường hợp 1: Giá thực tế = Giá tạm tính

Kế toán chỉ cần ghi nhận bổ sung tiền thuế GTGT đầu vào dựa trên hóa đơn:

Nợ TK 133 (1331): Tiền thuế GTGT ghi trên hóa đơn
Có TK 111, 112, 331: Tiền thuế GTGT ghi trên hóa đơn

Trường hợp 2: Giá thực tế > Giá tạm tính (Điều chỉnh tăng)

Phản ánh thuế GTGT:
- Nợ TK 133: Tiền thuế GTGT ghi trên hóa đơn
- Có TK 111, 112, 331: Tiền thuế GTGT ghi trên hóa đơn
Điều chỉnh tăng giá trị hàng/chi phí:
- Nợ TK 152, 156 (hoặc 632 nếu đã bán): Số lượng (Giá thực tế – Giá tạm tính)
- Có TK 111, 112, 331: Số lượng (Giá thực tế – Giá tạm tính)

Trường hợp 3: Giá thực tế < Giá tạm tính (Điều chỉnh giảm)

Phản ánh thuế GTGT:
- Nợ TK 133: Tiền thuế GTGT ghi trên hóa đơn
- Có TK 111, 112, 331: Tiền thuế GTGT ghi trên hóa đơn
Điều chỉnh giảm giá trị hàng/chi phí:
- Nợ TK 111, 112, 331: Số lượng (Giá tạm tính – Giá thực tế)
- Có TK 152, 156 (hoặc 632 nếu đã bán): Số lượng (Giá tạm tính – Giá thực tế)

Quy Trình Thao Tác Xử Lý Trên Phần Mềm Kế Toán

Để thực hiện chính xác nghiệp vụ này trên các phần mềm kế toán phổ biến hiện nay (như MISA, Fast, BRAVO…), kế toán làm theo 2 bước quy chuẩn:

Bước 1: Hạch toán mua hàng chưa kèm hóa đơn

Vào phân hệ Mua hàng Chọn Thêm chứng từ mua hàng hóa.
Chọn loại chứng từ: Mua hàng trong nước nhập kho.
Tích chọn tùy chọn: Không kèm hóa đơn.
Khai báo đầy đủ các thông tin hàng hóa, số lượng, giá tạm tính.
Kiểm tra thông tin và bấm Cất/Lưu. (Thủ kho tiến hành duyệt/ghi sổ kho).

Bước 2: Ghép hóa đơn khi hóa đơn về

Truy cập lại phân hệ Mua hàng Chọn tab Nhận hóa đơn (hoặc danh sách chứng từ mua hàng chưa hoàn thành hóa đơn).
Chọn chứng từ mua hàng tương ứng đã lập ở Bước 1.
Chọn chức năng Nhận hóa đơn, nhập các thông tin: Số hóa đơn, Ngày hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Thuế suất GTGT.
Kiểm tra chênh lệch tiền hàng (nếu có) và nhấn Lưu/Hoàn thành để hệ thống tự động sinh bút toán thuế GTGT và điều chỉnh công nợ/tiền hàng.

Kết Luận

Nghiệp vụ hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau không quá phức tạp nhưng yêu cầu sự tỉ mỉ trong khâu kiểm soát chứng từ và điều chỉnh giá trị. Việc nắm vững quy trình ghi nhận tạm tính và xử lý chênh lệch sẽ giúp kế toán luôn chủ động trong công tác quản lý tồn kho và thanh quyết toán thuế.