Cách xử lý mất hóa đơn.

Hoc ke toan cap toc tai thanh hoa

Trường hợp hóa đơn bị mất,kế toán sẽ xử lý như thế nào? Cùng cập nhật thông tin cùng kế toán ATC nhé!

Công việc cần thực hiện

Lập biên bản về việc mất tài liệu (Theo mẫu PL01 ban hành kèm theo thông tư 96/2010/TT-BTC.)
In lại và xin lại các chứng từ đã mất (nếu có thể: Phiếu thu,chi; Chứng từ ngân hàng…)
Đối với các chứng từ không thể xin lại: cần sao chụp lại các chứng từ đó và in ra kẹp cùng chứng từ kế toán khác.
Đối với các chứng từ đã mất liên quan tới việc hình thành tài sản: cần lập biên bản kiểm kê tài sản để lập lại chứng từ đã bị mất.
Lập biên bản mất hóa đơn kèm theo báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư39/2014-TT/BTC34 hay BC21/AC có thể nộp qua mạng).
Thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này)chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Các cách phục hồi tài liệu kế toán bị mất

Đối với các chứng từ kế toán, hóa đơn bị mất, đơn vị cần phải sao chụp từ bản chính; đơn vị kế toán phải đến đơn vị mua, đơn vị bán hàng hóa, dịch vụ hoặc các đơn vị có liên quan khác để xin sao chụp tài liệu kế toán. Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của đơn vị mua, đơn vị bán hoặc các đơn vị có liên quan khác.

Trường hợp với những tài liệu kế toán không thể sao chụp lại được đơn vị cần lập “Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được”.

I. Mức phạt hành chính đối với mất chứng từ kế toán, mất hóa đơn

Đối với mất chứng từ kế toán

Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
Mẫu chứng từ kế toán không có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định;
Tẩy xóa, sửa chữa chứng từ kế toán;
Ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ, mực phai màu;
Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn;
Chứng từ chi tiền không ký theo từng liên.

Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định của mỗi loại chứng từ kế toán;
Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký;
Ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền;
Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký;
Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ;
Không dịch chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt theo quy định;
Để hư hỏng, mất mát tài liệu, chứng từ kế toán đang trong quá trình sử dụng…”

Điều 15. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau:
Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định;
Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;
Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ;
Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định;
Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.”

Đối với mất hóa đơn

Trong trường hợp làm mất, cháy, hỏng hóa đơn, đơn vị có thể bị phạt vi phạm hành chính về hóa đơn từ từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.

III. Thông báo đến các cơ quan chức năng

“1. Phải thông báo kịp thời cho các cơ quan quản lý liên quan như: Cơ quan tài chính, cơ quan thuế, kho bạc nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp trong thời hạn 15 ngày sau khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do nguyên nhân khách quan.

Phải thu thập và phục hồi, xử lý đến mức tối đa có thể được tài liệu kế toán và các tài liệu có liên quan đến công tác kế toán của đơn vị kế toán bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan.
Phải sưu tập, sao chụp lại đến mức tối đa các tài liệu kế toán bị mất.
Phải thành lập Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán để thực hiện các công việc liên quan đến phục hồi, xử lý tài liệu kế toán ngay sau khi thông báo tình hình tới các cơ quan quản lý liên quan.”

Trên đây là bài viết hướng dẫn cách xử lý khi hóa đơn bị mất, cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết!