Cách Hạch Toán Tiền Ăn Ca, Ăn Trưa, Ăn Giữa Ca Theo Quy Định Mới Nhất

Học kế toán ở thanh hóa

Tiền ăn ca, ăn trưa, ăn giữa ca là khoản phúc lợi phổ biến mà nhiều doanh nghiệp áp dụng nhằm hỗ trợ người lao động trong quá trình làm việc. Việc hạch toán đúng các khoản chi này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định về thuế mà còn đảm bảo tính minh bạch trong công tác kế toán và quản lý chi phí. Trong bài viết dưới đây, ATC sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán tiền ăn ca, ăn trưa, ăn giữa ca cùng những quy định quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm rõ.

Tiền ăn trưa, ăn giữa ca là gì?

Tiền ăn trưa, ăn giữa ca là khoản hỗ trợ do doanh nghiệp chi trả nhằm giúp người lao động có điều kiện đảm bảo bữa ăn trong thời gian làm việc. Đây được xem là một trong những chính sách phúc lợi góp phần nâng cao sức khỏe, tinh thần và hiệu quả lao động của nhân viên.

Khoản chi này có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như:

Doanh nghiệp tự tổ chức nấu ăn.
Mua suất ăn hoặc phiếu ăn cho người lao động.
Chi trả trực tiếp bằng tiền mặt dưới dạng phụ cấp ăn trưa, ăn giữa ca.

Theo quy định hiện hành, việc hỗ trợ tiền ăn ca không phải là nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp mà phụ thuộc vào chính sách nội bộ và điều kiện hoạt động của từng đơn vị. Tuy nhiên, đây là chế độ phúc lợi được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhằm thu hút, giữ chân người lao động và nâng cao năng suất làm việc.

Ngoài ra, một số doanh nghiệp còn tổ chức các bữa ăn miễn phí hoặc hỗ trợ chi phí ăn uống với mức ưu đãi cho nhân viên. Điều này không chỉ giúp người lao động giảm bớt chi phí sinh hoạt mà còn góp phần xây dựng môi trường làm việc tích cực hơn.

Quy định về tiền ăn ca, ăn trưa, ăn giữa ca

Quy định về thuế TNCN đối với tiền ăn ca

Căn cứ điểm g.5 khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, khoản tiền ăn giữa ca, ăn trưa sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân trong các trường hợp sau:

Doanh nghiệp trực tiếp tổ chức bữa ăn cho người lao động thông qua hình thức tự nấu ăn, mua suất ăn hoặc cấp phiếu ăn.
Doanh nghiệp chi tiền ăn trực tiếp cho người lao động với mức chi phù hợp theo hướng dẫn của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

Hiện nay, mức miễn thuế đối với khoản phụ cấp ăn giữa ca bằng tiền là tối đa 730.000 đồng/người/tháng theo quy định tại Thông tư 26/2016/TT-BLĐTBXH.

Trường hợp doanh nghiệp chi vượt mức quy định, phần vượt sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

Quy định về thuế TNDN đối với chi phí tiền ăn ca

Đối với thuế thu nhập doanh nghiệp, theo Công văn 66920/CT-HTr của Cục Thuế Hà Nội và Thông tư 96/2015/TT-BTC:

Chi phí tiền ăn trưa, ăn giữa ca không bị khống chế mức chi.
Khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.

Tóm tắt quy định thuế đối với tiền ăn ca

Thuế TNCN:

Miễn thuế nếu doanh nghiệp tự tổ chức bữa ăn cho người lao động.
Miễn thuế tối đa 730.000 đồng/người/tháng nếu chi phụ cấp bằng tiền.
Phần chi vượt mức quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Thuế TNDN:

Không giới hạn mức chi tiền ăn ca.
Được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ.

Hướng dẫn hạch toán tiền ăn ca, ăn trưa, ăn giữa ca

Tùy thuộc vào hình thức hỗ trợ tiền ăn cho người lao động, doanh nghiệp sẽ thực hiện hạch toán theo các trường hợp dưới đây.

Trường hợp 1: Phụ cấp tiền ăn vào lương hàng tháng

Khi tiền ăn ca được chi trả dưới dạng phụ cấp tiền mặt và thể hiện trên bảng lương:

Căn cứ bảng lương, kế toán ghi nhận chi phí:

Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642
Có TK 334 – Phải trả người lao động

Khi thanh toán cho người lao động:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 111, 112

Lưu ý đối với doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133:

TK 622, 623, 627 được thay bằng TK 154.
TK 641 được thay bằng TK 6421.
TK 642 được thay bằng TK 6422.

Trường hợp 2: Doanh nghiệp mua phiếu ăn hoặc suất ăn cho nhân viên

Khi doanh nghiệp mua suất ăn hoặc phiếu ăn để cấp cho người lao động, kế toán thực hiện hạch toán:

Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642
Nợ TK 133 (nếu đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT)
Có TK 111, 112, 331

Học kế toán ở thanh hóa Tiền ăn ca, ăn trưa, ăn giữa ca là khoản phúc lợi phổ biến mà nhiều doanh nghiệp áp dụng nhằm hỗ trợ người lao — Học kế toán ở thanh hóa

Trường hợp 3: Doanh nghiệp tự tổ chức nấu ăn

Nếu doanh nghiệp tự mua thực phẩm và tổ chức chế biến bữa ăn cho người lao động, cần đáp ứng các điều kiện sau:

Về cơ sở vật chất:

Có khu vực chế biến.
Có dụng cụ nấu ăn như bếp, nồi, chảo và các trang thiết bị liên quan.

Về chứng từ:

Có hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định.
Trường hợp mua thực phẩm không có hóa đơn phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo mẫu 01/TNDN.

Hạch toán chi phí:

Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642
Nợ TK 133 (nếu đủ điều kiện khấu trừ)
Có TK 111, 112, 331

Trường hợp 4: Tạm ứng tiền mua thực phẩm đầu tháng

Khi doanh nghiệp tạm ứng tiền cho nhân viên phụ trách mua thực phẩm:

Khi tạm ứng:

Nợ TK 141
Có TK 111, 112

Cuối tháng khi tổng hợp chi phí thực tế:

Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642
Nợ TK 133 (nếu đủ điều kiện khấu trừ)
Có TK 141
Có TK 111, 112, 331 (nếu phát sinh khoản chi vượt số tiền đã tạm ứng)

Trường hợp số tiền tạm ứng lớn hơn chi phí thực tế:

Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642
Nợ TK 111, 112, 334 hoặc 338 (phần tiền thừa thu hồi hoặc bù trừ)
Nợ TK 133 (nếu đủ điều kiện khấu trừ)
Có TK 141

Kết luận

Hạch toán tiền ăn ca, ăn trưa, ăn giữa ca là nghiệp vụ kế toán quan trọng mà mỗi doanh nghiệp cần thực hiện đúng theo quy định hiện hành.

Việc nắm vững các nguyên tắc hạch toán không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả, đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính mà còn hạn chế các rủi ro liên quan đến thuế.

Do đó, kế toán cần thường xuyên cập nhật quy định mới và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ để việc ghi nhận chi phí được thực hiện đúng quy định pháp luật.