Hướng dẫn cách tìm và thay thế định dạng trong Word

Học tin học văn phòng tại Thanh Hóa

Khi làm việc với các tài liệu Word dài hoặc nhiều trang, việc chỉnh sửa định dạng thủ công từng chỗ không chỉ mất thời gian mà còn dễ sai sót.

Vì vậy, nắm vững cách tìm và thay thế định dạng trong Word sẽ giúp bạn xử lý văn bản nhanh hơn, đảm bảo tính đồng nhất và nâng cao hiệu suất làm việc.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng tính năng Find & Replace nâng cao một cách đơn giản và hiệu quả

Tìm và thay thế định dạng ký tự

Giả sử bạn muốn loại bỏ các văn bản được in nghiêng, bạn có thể làm được điều này với thao tác tìm kiếm và thay thế nâng cao trong Word, cụ thể với các bước lần lượt như sau:

Bước 1:

Bạn có thể tìm kiếm định dạng không kèm theo văn bản bằng cách truy cập vào hộp thoại Find and Replace bằng cách chọn thẻ Home và bấm nút Replace hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+H.

Bước 2:

Trên tab Replace, nhấp chuột vào ô Find What để xác định tìm chữ trong Word, sau đó nhấn vào mũi tên xổ xuống trong mục Format.

Bước 3:

Trong cửa sổ Find Font tìm chữ trong Word, chọn loại định dạng mà bạn muốn tìm kiếm (trong ví dụ này là in nghiêng-Italic) sau đó bấm nút OK.

Bước 4:

Quay lại cửa sổ Find and Replace bây giờ bạn đã thấy định dạng tìm kiếm đã được liệt kê phía dưới mục Find What.

Bước 5:

Tiếp theo, chúng ta cần sử dụng Replace trong Word. Bạn đặt điểm chèn chuột vào mục Replace with > Format > Font và chọn kiểu font chữ bạn muốn thay thế (trong ví dụ này chọn đổi thành kiểu chữ thường nên sẽ chọn Regular) và định dạng đó sẽ xuất hiện dưới hộp Replace with.

Bước 6:

Bấm nút Find Next để chuyển đến vị trí cần thay thế trong văn bản, nếu đúng vị trí rồi chỉ cần bấm nút Replace trong Word để thay thế.

Tiếp tục bấm nút Find next để tìm các từ thay thế khác hoặc để bỏ qua một chỗ nào đó. Còn nếu như muốn thay thế tất cả định dạng tìm thấy thì bạn chỉ cần bấm nút Replace All.

Tìm và thay thế cả định dạng ký tự và văn bản

Giả sử bạn vừa hoàn thành xong và định dạng một báo cáo, trong đó có cả chữ đậm, chữ nghiêng và màu font chữ màu xanh dương để nhấn mạnh. Chúng ta sẽ tiếp tục tìm kiếm và thay thế nâng cao trong Word để hoàn thành đề bài này.

Bước 1:

Chọn thẻ Home rồi bấm nút Replace trong Word hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+H.

Bước 2:

Nhập Lorem Incorporated vào hộp Find What.

Bước 3:

Bấm nút More để mở rộng các tùy chọn tìm kiếm, tiếp theo bấm nút Format và chọn Font.

Bước 4:

Trong cửa sổ Find Font tìm chữ trong Word bạn chọn tùy chọn Bold Italic (in đậm và in nghiêng) tại khung Font style, trong menu thả xuống của mục Font Color chọn màu xanh dương và bấm nút OK.

Bước 5:

Trong hộp Replace With bạn nhập Lorem Inc và bấm nút Format chọn Font để áp dụng Replace trong Word.

Bước 6:

Trên mục Font Style chọn Regular và trong Font Color chọn màu đen là màu mặc định của chữ. Sau đó bấm nút OK.

Bước 7:

Bây giờ bấm nút Find Next để xem từng kết quả tìm kiếm trong tài liệu, sau đó bấm nút Replace trong Word nếu muốn thay đổi từng kết quả hoặc Replace All để thay thế tất cả.

Cách tìm và thay thế định dạng trong Word

Bước 1:

Chọn thẻ Home rồi bấm nút Replace hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+H.

Bước 2:

Trong hộp Find What xuất hiện, bạn nhấp chuột vào điểm chèn và chọn Format > Paragraph.

Bước 3:

Trong cửa sổ Find Paragraph tìm chữ trong Word, chọn định dạng mà bạn muốn tìm kiếm. Cụ thể trong trường hợp này là khoảng trước đoạn và sau đoạn là 18pt sau bấm nút OK.

Bước 4:

Trong hộp Replace With bạn chọn Format > Paragraph. Trong cửa sổ Replace Paragraph tại mục Before để khoảng cách trước là 0 và 8pt với khoảng cách sau tại mục After. Sau đó bấm nút OK.

Bây giờ bạn bấm nút Find Next để bắt đầu tìm kiếm trong văn bản, bấm nút Replace trong Word nếu muốn thay thế tại vị trí đang chọn, nếu không thay đổi thì bấm nút Find Next để chuyển sang định dạng kế tiếp. Nếu muốn thay thế tất cả các kết quả tìm kiếm được thì bấm nút Replace All.

Việc sử dụng thành thạo tính năng tìm và thay thế định dạng trong Word sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian, đồng thời đảm bảo tài liệu luôn thống nhất và chuyên nghiệp.

Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn có thể xử lý hiệu quả các văn bản dài như báo cáo, luận văn hay tài liệu làm việc.

Chúc bạn áp dụng thành công những hướng dẫn trên và làm việc với Microsoft Word ngày càng nhanh chóng, hiệu quả hơn.