Hạch toán lương tháng 13

Hoc ke toan thuc hanh o thanh hoa

Lương tháng 13 là khoản thu nhập đặc biệt, thường được doanh nghiệp chi trả vào dịp cuối năm nhằm ghi nhận sự đóng góp và tạo động lực cho người lao động.

Tuy nhiên, việc hạch toán lương tháng 13 không chỉ đơn thuần là ghi nhận chi phí mà còn liên quan chặt chẽ đến quy định về kế toán, thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân.

Hiểu đúng bản chất và cách hạch toán lương tháng 13 sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật, tối ưu chi phí và hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế.

1. Lương tháng 13 có tính vào chi phí không?

Lương tháng 13 của người lao động sẽ được tính vào chi phí hợp lý, với điều kiện và mức hưởng được quy định rõ ràng trong hồ sơ. Căn cứ theo Điều 104 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14.

• Thưởng là khoản tiền hoặc tài sản mà doanh nghiệp dành cho người lao động dựa trên kết quả làm việc và chỉ tiêu đã đề ra.
• Quy chế thưởng sẽ được doanh nghiệp ban hành công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến của đại diện người lao động.

Theo khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định như sau:

“Điều 10. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

…

8. Chi cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật;

b) Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động hoặc văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử người sang làm việc tại Việt Nam (đối với trường hợp người nước ngoài được điều chuyển hoặc di chuyển trong nội bộ Tập đoàn, giữa công ty mẹ với công ty con); Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn.

…”

Như vậy, để lương tháng 13 được tính vào chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần kê khai rõ ràng điều kiện và mức hưởng trong các hồ sơ như:

• Hợp đồng lao động
• Quyết định lương thưởng
• Phiếu chi tiền thưởng

2. Chi phí lương tháng 13 hạch toán vào năm nào?

Như vậy chi phí lương tháng 13 hạch toán vào năm nào phụ thuộc vào thời điểm nộp hồ sơ quyết toán, cụ thể:

Cách hạch toán chi phí lương tháng 13 phụ thuộc vào thời điểm thực chi và quy định của từng doanh nghiệp

• Nếu khoản lương tháng 13 được chi trả trước thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm, nó sẽ được hạch toán vào chi phí của năm đó.
• Nếu chi trả sau thời điểm nộp hồ sơ, khoản này sẽ được hạch toán vào chi phí của năm tiếp theo.

Để lương tháng 13 được hạch toán, cần có quy định cụ thể về điều kiện và mức hưởng trong một trong các hồ sơ: Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế tài chính hoặc Quy chế thưởng.

3. Quy định về chi phí lương tháng 13

Hiện nay, pháp luật lao động Việt Nam không bắt buộc doanh nghiệp phải chi trả lương tháng 13. Không có điều khoản cụ thể nào trong các văn bản quy phạm pháp luật yêu cầu người sử dụng lao động phải thanh toán khoản lương tháng thứ 13 cho người lao động. Vì vậy, lương tháng 13 không phải là khoản chi bắt buộc, trừ khi:

• Có thỏa thuận trong hợp đồng lao động,
• Có quy định tại thỏa ước lao động tập thể,
• Hoặc được ghi rõ trong quy chế tài chính/quy chế tiền lương của doanh nghiệp.

Dù không bắt buộc, nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn chủ động chi trả lương tháng 13 như một khoản thưởng Tết, nhằm:

• Ghi nhận sự đóng góp của người lao động trong suốt năm,
• Tăng sự gắn bó và giữ chân nhân sự, nhất là sau kỳ nghỉ Tết Nguyên đán – thời điểm thường có biến động nhân sự cao.

Theo quy định tại Điều 104 Bộ luật Lao động 2019, khoản lương tháng 13 được hiểu chung là thưởngvới nội dung như sau

“Thưởng là số tiền hoặc tài sản hoặc bằng các hình thức khác mà người sử dụng lao động thưởng cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh, mức độ hoàn thành công việc của người lao động.

Quy chế thưởng do người sử dụng lao động quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.”

Như vậy, nếu doanh nghiệp chi lương tháng 13, đây được coi là khoản thưởng tự nguyện do người sử dụng lao động quyết định, dựa trên tình hình tài chính và chính sách nội bộ.

• Khoản thưởng này sẽ do doanh nghiệp quyết định và công bố công khai sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động (đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động).
• Về hình thức, khoản thưởng này có thể được chi trả bằng tiền, bằng tài sản hoặc các hình thức khác.

4. Cách hạch toán lương tháng 13

Theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC (hiện hành) và Thông tư 99/2025/TT-BTC (có hiệu lực từ 01/01/2026, thay thế Thông tư 200), cách hạch toán lương tháng 13 không có thay đổi về bản chất.

Kế toán doanh nghiệp cần thực hiện theo đúng nguyên tắc kế toán và phù hợp với chính sách chi trả của doanh nghiệp. Dưới đây là các trường hợp cụ thể:

4.1 Các hình thức tính lương tháng 13

Trường hợp người lao động làm đủ 12 tháng thì lương tháng 13 được tính bằng bình quân của 12 tháng lương trong năm.

Lương tháng 13 = Tiền lương trung bình 12 tháng trong năm

Trường hợp người lao động không làm đủ 12 tháng thì lương tháng 13 được tính theo tỷ lệ số tháng làm việc trong năm.

Lương tháng 13 = (Số tháng làm việc trong năm/12) x Tiền lương trung bình 12 tháng trong năm

Trường hợp đặc biệt: người lao động có những đóng góp đáng kể thì việc tính lương tháng 13 sẽ phụ thuộc vào đặc thù mỗi doanh nghiệp.

Lưu ý: Tiền lương tháng thứ 13, nhiều doanh nghiệp và người lao động coi nó như một khoản tiền thưởng của doanh nghiệp. Việc quy định chi tiết mức hưởng, điều kiện hưởng… là tùy vào quy định, quy chế và quyết định các khoản lương thưởng và điều kiện của từng doanh nghiệp. Có nhiều doanh nghiệp không có khoản chi lương tháng thứ 13 mà gộp chung là khoản thưởng Tết.

4.2 Hướng dẫn hạch toán lương tháng 13

Khi tính ra lương tháng 13 của người lao động:

Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642, 241,… (nếu doanh nghiệp không có quỹ khen thưởng và tiền thưởng được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh)

Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531) (nếu trích từ quỹ khen thưởng)

Có TK 334 – Phải trả người lao động.

• Tính tiền thuế thu nhập cá nhân của người lao động của doanh nghiệp phải nộp Nhà nước (nếu có), ghi:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động

Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3335).

Thanh toán lương tháng 13 cho người lao động

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động

Có các TK 111, 112,…

Có thể thấy, hạch toán lương tháng 13 là một nghiệp vụ quan trọng, đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm rõ bản chất khoản chi, thời điểm ghi nhận chi phí cũng như các quy định liên quan đến thuế.

Việc thực hiện đúng và đầy đủ không chỉ giúp báo cáo tài chính phản ánh trung thực chi phí nhân sự mà còn hỗ trợ doanh nghiệp chủ động trong công tác quyết toán thuế, hạn chế rủi ro pháp lý.

Vì vậy, kế toán cần rà soát kỹ chính sách lương thưởng nội bộ và áp dụng hạch toán lương tháng 13 đúng quy định để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN THỰC TẾ – TIN HỌC VĂN PHÒNG ATC

DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ ATC – THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP ATC

Địa chỉ:

Số 01A45 Đại lộ Lê Lợi – Đông Hương – TP Thanh Hóa

( Mặt đường Đại lộ Lê Lợi, cách bưu điện tỉnh 1km về hướng Đông, hướng đi Big C)

Tel: 0948 815 368 – 0961 815 368

Trung tam dao tao kế toan thuc te tai Thanh Hoa

Lớp học kế toán hàng đầu ở Thanh Hóa