Các lỗi thường gặp trong kế toán hàng tồn kho và cách hạn chế

Đào tạo kế toán tại Thanh Hóa

Kế toán hàng tồn kho thường mắc những lỗi nào? Bài viết dưới đây kế toán ATC chia sẽ cho bạn những

lỗi đó để bạn không bị mắc phải nữa nhé!

A. Các sai sót kế toán kho thường gặp phải khi nhập xuất và hạch toán kho trong kỳ

1. Các sai sót về chứng từ

• Không thực hiện kiểm kê tồn kho vào ngày 31/12 cuối năm.
• Không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ khi ghi nhận nhập xuất kho như hợp đồng (khi mua bán

hàng với số lượng lớn), hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản đánh giá chất lượng hàng tồn, …

• Thực hiện nhập kho khi chưa có biên bản kiểm nghiệm với các mặt hàng, nguyên vật liệu đặc biệt.
• Các phiếu nhập kho, xuất kho không được đánh số theo trật tự và quy chuẩn đồng nhất.

• Các phiếu nhập kho, xuất kho không có chi tiết, bảng kê rõ ràng.

• Gộp chung chứng từ nhập kho cho nhiều lần nhập hàng.
• Không có sự tách bạch rõ ràng trong trách nhiệm giữa các bộ phận liên quan như thủ kho, kế toán kho, …
• Không có chính sách hoặc chính sách quản lý hao hụt, bảo quản hàng hóa, nguyên vật liệu

tồn kho không tốt. Không kiểm soát được hạn dùng, thay đổi đặc tính lý hóa trong môi trường bảo quản kho.

• Không có phương pháp kỹ thuật xử lý hàng kém phẩm chất, hàng hết hạn sử dụng trên biên bản hủy

hàng tồn kho, không lập biên bản khi xử lý các mặt hàng này.

• Không trích lập hoặc trích lập không đúng quy định mới nhất của Bộ Tài chính về dự phòng giảm

giá hàng tồn kho vào cuối năm tài chính.

2. Các sai sót về giá vốn hàng tồn kho:

• Xác định sai giá vốn hàng tồn kho khi nhập xuất kho.
• Hạch toán sai thứ tự các nghiệp vụ nhập xuất kho, nhập sau xuất trước dẫn đến âm kho và sai giá

vốn. Hạch toán chứng từ không đúng kỳ dẫn đến sai sót số liệu tồn kho trong kỳ.

• Hạch toán sai tài khoản, sai nghiệp vụ trong các trường hợp hàng về trước hóa đơn về sau

và ngược lại, các trường hợp hàng gửi bán và gửi hàng đi bán, trường hợp hàng xuất thẳng không

qua kho, … không có biên bản, giấy tờ, hợp đồng hợp lệ trong các trường hợp này.

• Không tính lại giá vốn xuất kho trong kỳ khi sử dụng phương pháp bình quân gia quyền (bình quân cuối kỳ).

Không nhất quán trong phương pháp tính giá xuất kho khi doanh nghiệp có nhiều kho hàng.

3. Các sai sót trong số liệu thực tế – sổ kho – sổ sách kế toán

• Kế toán kho và thủ kho không đối chiếu thường xuyên, không có biên bản, báo cáo tổng hợp

nhập – xuất – tồn hàng kỳ để kiểm kê đối chiếu hàng hóa.

• Số lượng, lô hàng, mặt hàng, giá trị, … xuất nhập kho giữa thực tế, sổ kho, chứng từ kế toán không khớp.
• Không loại bỏ các hàng hóa, vật tư kém chất lượng theo biên bản xác định giá trị doanh nghiệp

ra khỏi sổ sách kế toán, thẻ kho.

• Không hạch toán hoặc hạch toán sai, không có biên bản xử lý hàng kiểm kê thừa, thiếu so với thực tế.

4. Các sai sót trong quy trình nhập xuất nguyên phụ liệu, vật tư, thành phẩm, phế phẩm đối với doanh nghiệp sản xuất

• Hạch toán vật tư xuất dùng và vật tư hoàn nhập kho đối với doanh nghiệp sản xuất, xây lắp

không đúng trình tự, thực tế nhập xuất, chỉ hạch toán số lượng chênh lệch của hai lần nhập xuất, …

• Không hạch toán khi có nghiệp vụ thu hồi phế liệu, nguyên vật liệu xuất thừa.
• Cách tính giá trị thành phẩm dở dang trong sản xuất, phân bổ các chi phí tính giá thành không hợp lý.
• Xuất kho nội bộ không đúng giá thành sản xuất.
• Không hạch toán chi phí khi xuất kho nguyên liệu, vật tư vào sản xuất.
• Không theo dõi riêng thành phẩm và phế phẩm cũng như xử lý phế phẩm trong sản xuất.
• Không thực hiện chuyển kho hàng hóa – nguyên vật liệu khi có nghiệp vụ xuất hàng hóa làm nguyên liệu hoặc vật tư sản xuất.

5. Các sai sót khi theo dõi TSCĐ & CCDC

• Không phân loại hoặc phân loại không đúng, hạch toán không đúng đối với các loại tài sản cố định,

công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, hàng hóa, thành phẩm, …

• Không phân bổ hoặc phân bổ không đúng, không nhất quán chi phí tài sản cố định và công cụ dụng cụ trong kỳ.
• Không xử lý công cụ dụng cụ báo hỏng mà vẫn tiếp tục phân bổ.

B. Cách hạn chế các sai sót thường gặp trong kế toán hàng tồn kho

1. Các sai sót về chứng từ

• Cập nhật các quy định về nội dung chứng từ như biểu mẫu chứng từ, cách lập, chữ ký trên chứng từ,

chứng từ dịch từ tiếng nước ngoài, …

• Có quy trình và tách bạch rõ ràng giữa các bộ phận kiểm soát và luân chuyển chứng từ như bộ

phận kho, bộ phận kế toán, … chỉ khi đầy đủ chứng từ và chứng từ minh bạch và hợp lệ về mặt pháp

lý thì mới ghi nhận vào sổ sách kế toán.

• Cập nhật các quy định về quản lý và hạch toán hàng hư hỏng, kém phẩm chất. Có hồ sơ và biên

bản rõ ràng mỗi khi tiêu hủy, thanh lý hàng hóa để giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu.

• Kiểm kê và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối năm tài chính.

2. Các sai sót về giá vốn trong kế toán hàng tồn kho

• Thống nhất phương pháp tính giá vốn hàng tồn kho đối với các doanh nghiệp quản lý hàng hóa trên nhiều kho.
• Sử dụng các phần mềm kế toán kho cho phép mặc định các bút toán kế toán cho các nghiệp

vụ khác nhau như nhập mua hàng, hàng tạm nhập, hàng về trước hóa đơn về sau, hàng gửi bán, …

• Hạch toán chứng từ đúng thời điểm nhập xuất, luôn kiểm tra thứ tự hạch toán chứng từ kho và giá

vốn cuối kỳ để tránh tình trạng nhập sai thứ tự, nhập thiếu chứng từ.

3. Các sai sót dẫn đến chênh lệch số liệu thực tế – sổ kho – sổ sách kế toán

• Các sai sót này xảy ra thường là do việc kết hợp không đồng bộ giữa các bộ phận có liên quan

và việc kiểm soát của từng bộ phận. Có thể kể đến như thủ kho ghi sai thẻ kho, xuất sai lô hàng, mặt hàng, …

kế toán ghi nhận sai số liệu trên chứng từ nhập xuất kho, … Do vậy cần có quy trình kiểm soát và kết hợp chặt chẽ các bộ phận.

• Kiểm đếm kho thực tế theo chu kỳ, có sự tham gia của các bộ phận liên quan, có chứng từ,

biên bản rõ ràng trong các lần kiểm đếm.

• Kịp thời xử lý và ghi nhận sự chênh lệch vào phần mềm kế toán kho để đảm bảo khớp số liệu từng kỳ.

4. Các sai sót trong quy trình nhập xuất nguyên phụ liệu, vật tư, thành phẩm, phế phẩm đối

với doanh nghiệp sản xuất

• Việc kiểm soát kho của các doanh nghiệp sản xuất thường phức tạp và đòi hỏi sự theo dõi

chặt chẽ giữa các bộ phận khác nhau. Một phần mềm kế toán sản xuất tốt và có quy trình phù

hợp sẽ giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp trong việc kiểm soát và quản lý vấn đề này.

• Luôn thực hiện lần lượt và đúng trình tự, quy trình nhập xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm.

Có quy định rõ ràng về nhập xuất nguyên vật liệu thừa, phế phẩm, … trong sản xuất.

5. Các sai sót khi theo dõi TSCĐ & CCDC

• Kế toán cần theo dõi, phân loại và hạch toán đúng các nghiệp vụ về TSCĐ và CCDC theo

đúng quy định. Cần chú ý đến tính hợp lệ của các chứng từ, hồ sơ liên quan; các điều kiện ghi nhận

TSCĐ và CCDC; nguyên tắc phân loại TSCĐ; các khung thời gian khấu hao; …

• Yêu cầu các bộ phận sử dụng TSCĐ thông báo khi TSCĐ có tình trạng hư hỏng, cần sửa

chữa, thanh lý, … để lập biên bản và ngừng phân bổ kịp thời.

• Phân bổ khấu hao và chi phí đúng và đủ các kỳ theo khung thời gian khấu hao của TSCĐ và CCDC.

Trên đây là các lỗi thường gặp của kế toán kho, cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết!

CHÚC CÁC BẠN THÀNH CÔNG!

Nếu bạn muốn học kế toán tổng hợp thuế,mời bạn đăng ký khóa học của chúng tôi tại:

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN THỰC TẾ – TIN HỌC VĂN PHÒNG ATC

DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ ATC – THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP ATC

Địa chỉ:

Số 01A45 Đại lộ Lê Lợi – Đông Hương – TP Thanh Hóa

( Mặt đường Đại lộ Lê Lợi, cách bưu điện tỉnh 1km về hướng Đông, hướng đi Big C)

Tel: 0948 815 368 – 0961 815 368

Trung tâm dạy kế toán thuế tại Thanh Hóa

Địa chỉ tạo kế toán ở Thanh Hóa

Dia chi ke toan tai Thanh Hoa